《公司条例》（第 622 章）规定公司必须在指定期限内 举行一次周年成员大会。而周年成员大会以外的成员大会亦可视乎需要不时举行。成员大会的举行方式受《公司条例》和相关的《公司（章程细则模板）公告》（第 622H 章）（下称「《章程细则范本公告》」）的条文，以及公司本身的组织章程细则（下称「章程细则」）条文规限。
因应电子通讯科技的发展，当局在《2023 年公司（修订）条例》（下称「《修订条例》」）下对《公司条例》及《章程细则范本公告》作出修订，藉此给予公司更大弹性举行成员大会。公司可以：(i) 在实体场地举行大会；(ii) 举行全虚拟成员大会而无须成员到任何实体场地出席大会；或 (iii) 以虚拟和实体方式举行成员大会（即混合式成员大会）。《修订条例》于 2023 年 4 月 28 日生效。
举行成员大会
保安及认证
保安及认证是关键考虑因素。公司应考虑实施所需的保安措施，以确保未经授权的人士不会获准出席大会，而有权出席大会的成员不会被拒出席大会。
如举行全虚拟成员大会或混合式成员大会，而成员（包括代表或法团代表）须进行登记及认证以进入成员大会，公司应在大会举行前向成员提供有关数据以进行登记和认证。举例来说，如须经由网上电子平台或网站，并使用公司提供的登入数据进行登记和认证，每名成员都应获提供登入该平台或网站的邀请连结，连同大会登入名称及为该成员所独有的密码或登入码（如可行的话）。此外，公司亦可使用其他安全的认证方法，例如短讯认证及电邮认证（即发出一次性的独特的个人身分识别号码至成员的电话号码或电邮地址），让该成员可进入该电子平台或网站以作登记及参与会议。不过，有关的登记和认证程序应保持简单，以免成为出席会议的障碍。
对于一般使用视像会议软件举行的大会，大会主办方采取的保安措施可包括：
(a) 为该大会设定一个独特的大会登入名称，以及高强度而独特的密码；
(b) 在可行情况下，安排多一名主持人，以处理大会举行期间出现的行政、技术及其他突发事情；
(c) 设立一个虚拟的等候室，在参与者加入会议前先确认他们的身分；
(d) 当所有参与者已获准进入会议后，将会议加锁以防止有人未经授权进入会议；及
(e) 在会议上进行录音前，告知所有参与者并取得他们的同意。
使用视像会议软件来参与成员大会的人士，亦应注意及采取保安措施。因此，良好的作业模式是，使用视像会议软件举行成员大会的公司应提醒成员切勿与任何其他人分享邀请连结、大会登入名称及密码或登入码，并确保其连接装置已安装最新的保安软件（例如防毒软件）。公司亦应提醒成员要确保已把视像会议软件升级至最新版本，并已安装最新的保安修补程序。如会议涉及机密及敏感的资料，公司亦应提醒成员从第三方不能进入或干扰的一个安全地点参与会议。
不过，公司不应利用保安及认证措施作为手段，来剥夺或限制任何有权出席成员大会的成员出席大会的权利。
使用虚拟会议科技
如举行全虚拟成员大会或混合式成员大会，用以举行会议的虚拟会议科技必须容许任何人在没有在场出席会议的情况下，仍可在该会议上聆听、发言及表决。公司最好可容许成员使用视像及音讯两种格式参与大会。
公司应作出所需安排，让出席成员大会的人能在会议上行使其发言或表决权利。所使用的虚拟会议科技或多于一项虚拟会议科技的组合就某个会议而言是否最适当，往往视乎该公司及其成员所特有的各种因素而定。公司可积极考虑使用最能配合其情况的、度身订造及具高效能的虚拟会议科技来进行会议。公司亦应确保所使用科技的适用性和功能，让成员可紧贴会议过程并能不间断地参与会议。
法定人数
法定条文 — 法定人数
如公司有超过一名成员，除公司的章程细则的条文另有规定外，2 名亲身出席或委派代表出席的成员，即构成该公司成员大会的法定人数。
凡任何人使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该成员大会，则该人在如此出席该成员大会时，须视为在席。
就决定是否有足够法定人数出席会议而言，在要求点算法定人数时以虚拟形式出席会议的所有人，都必须计算在内。
提问
成员应有权在成员大会发言。关于成员大会的任何虚拟部分，用以举行该大会的虚拟会议科技最好能容许成员在会议期间以口头实时提问及以电子形式输入问题至会议的专用应用程序或平台。对于经该等应用程序或平台提交的问题所施加的任何篇幅上的限制都应该合理。
良好的作业模式，是让成员有机会在成员大会举行前的合理时间内提交问题。就送交问题的时限和途径，公司应向成员提供清晰的时间表，并容许成员以电子形式（例如电邮）或邮递方式提交问题。
公司宜迅速响应所有重大及相关的问题。为协助成员投票，在切实可行的范围内，公司可考虑预早在成员大会举行之前作答（例如在公司网站上公布相关回复）。
为提高透明度，公司应考虑解释会以甚么方式响应有关问题（例如透过将类似或相同的问题统合和整理以避免重复提问）、以及提出但未有回答的问题的数目及性质。
如举行混合式成员大会，公司应致力确保在场出席的成员和以虚拟形式出席的成员，其提出的问题及获回复的问题达致公平均衡代表性。
表决及代表
以虚拟形式出席成员大会的成员，在全虚拟或混合式成员大会举行期间应能够以电子方式实时投票。
不论成员是以电子或其他方式投票，公司都应确保实施所需的保障措施，以验证成员所投的票。举例来说，如使用电子表决系统，该系统应能准确地点算所有在大会上所投的票，并提供记录以作审计和核实其准确性之用。
法定条文 —代表
公司成员有权委任另一人（不论该人是否该公司成员）为代表，代表该成员行使其所有或任何以下权利︰出席该公司的成员大会，并在成员大会上发言及表决。
有股本的公司的成员可委任不同代表。
公司须确保成员大会的通知载有陈述，告知成员有委任代表的权利。
公司如在它发出的以下文件中，提供一个电子地址：
(a) 关乎某成员大会的代表委任文书；或
(b) 关乎该成员大会的委任代表邀请书，须视为已同意
任何关于该成员大会上的代表的文件或数据，均可在该文书或邀请书指明的条件或限制的规限下，以电子方式送交该地址。
向某成员发出、供该成员用于委任代表出席公司的成员大会并在该成员大会上表决的代表委任文书，须使有关成员能够按照其意向，指示有关代表就每项涉及在有关成员大会上处理的事务的决议，表决赞成或表决反对（或在没有指示的情况下，就该等决议行使该代表的酌情决定权）。
公司应尽可能在其发出的代表委任文书或委任代表邀请书中提供一个电子地址，让成员可以将代表委任文书以电子方式送交该地址，以代替实物交付。
试行和模拟公司
如使用虚拟会议科技，尤其是首次使用作举行成员大会，应提前试行整个会议过程或举行模拟大会，以避免因不熟识如何使用该项科技，而令大会出现不畅顺的情况。
举行全虚拟或混合式成员大会期间出现的技术问题
如举行全虚拟或混合式成员大会，而公司有提供技术支持，以排解在大会举行之前或期间出现技术上的疑难，公司应在切实可行范围内向成员同时提供免费的网上支持及电话号码支持。
公司亦应考虑就技术问题制定应变计划，例如提供电话拨入或电话会议功能等替代方式，让成员在网络联机失败或中断时仍可继续参与大会。
如未能在短时间内解决技术问题，或技术问题导致有若干数量的成员未能参与大会，公司应考虑将大会押后，直至问题解决。
上市公司
对上市公司（《公司条例》所界定者 34）而言，本指引应与香港交易及结算所有限公司所发出的《有关股东大会的指引》，以及任何与举行成员大会有关的最新公布一并阅读。
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