在香港，不论是有限公司还是无限公司,都必须遵守一系列关于会计交易记录保存的法定要求。这些要求主要根据《税务条例》(Inland Revenue Ordinance)和《公司条例》(Companies Ordinance)来规定。这些规定旨在确保公司的财务透明度和税务合规并能够在需要时提供足够的资讯以支持财务报表和税务申报的准确性。
保存范围
所有收入和支出的详细记录。
资产的购买、销售和其他处置记录。
负债的变动情况。
所有现金收付和银行交易的记录。
股本变动、股东信息等(特别用于有限公司)
保存期限
根据《税务条例》第51c条，所有相关的会计记录应保存至少7年,计算自交易所属的会计年度结束之日起。
根据《公司条例》第373(1)或374(2)条，有限公司应将会计记录保存至少7年，但在某些情形下(如涉及持续的法律诉讼)，可能需要更长时间的保存。
记录格式
会计记录可以以纸质或电子形式保存。如果选择电子保存，必须保证数据的安全、完整和可访问性。
没有妥善保存交易记录的后果
不遵守会计记录保存规定可能导致罚款或其他法律后果，例如在税务审核中可能因缺失足够证据支持而被评估为应纳税额较高。
在极端情况下，管理不善的记录保存可能对公司的信誉造成长期损害,甚至影响公司的持续经营。
总结
无论是有限公司还是无限公司,香港的企业都必须严格遵守相关法律规定，确保会计记录的完整、准确且可靠。这些记录是企业财务健康的关键证据，对于符合法律规定、满足税务要求、进行财务规划和决策均至关重要。因此，企业应该重视适当的记录保存系统和流程，以保护自身免受潜在的法律风险。
